Dessutom använder sig inte Gmail av det klassiska katalogsystemet utan istället av etiketter för att göra e-posthanteringen mer flexibel; samma meddelande kan således ha olika etiketter. Gmail har emellertid fler funktioner som kanske inte alla känner igen, men som otvivelaktigt gör Gmail till den främsta webbaserade e-posttjänsten på nätet. Nedan följer således fem tips för att få ut lite mer av Gmail.

Kraftfull sökfunktion

Man förväntar sig att en e-posttjänst från Google ska ha en kraftfull sökfunktion. Och Gmail gör en inte besviken. På grund av det stora lagringsutrymmet tar jag aldrig bort e-post som jag vet med mig att jag kanske i framtiden kan komma att behöva tillgång till. Men det är givetvis utan nytta om man inte enkelt åter kan hitta dem.

Liksom i Google kan du givetvis ange flera sökord efter varandra för att leta efter ditt meddelande. Men Gmail är kraftfullare än så. Du kan använda sökoperatörer såsom ”from:” följd av namnet som skickade meddelandet för att hitta e-post från bara den avsändaren, ”subject:” för att söka i ämnesraden och ”has:attachment” för att söka efter de meddelanden som har filer bifogade. Givetvis kan du även rada operatörer efter varandra för att på så sätt skapa mer specifika sökningar. Google har en uttömmande lista över sökoperatörer.

Filter gör jobbet åt dig

En besläktad funktion med sökoperatörerna är så kallade filter, som bland annat gör det möjligt att automatiskt ange etiketter till inkommande e-post. Exempelvis får all e-post som skickas via mitt kontaktformulär här på hemsidan etiketten ”Hemsida”. För att skapa ett filter klickar du länken ”skapa ett filter” bredvid sökknappen. Ange de olika kriterierna som Gmail ska sortera den inkommande e-posten utifrån, klicka på nästa steg och välj åtgärd som Gmail ska tillämpa på de angivna kriterierna. Slutligen klicka på ”skapa filter”. Om du vill redigera dina skapade filter återfinns dem sedan under fliken filter i inställningarna.

IMAP

Gmail erbjuder såväl POP3 som IMAP för att ladda ner din e-post till en e-postklient på din dator. Till skillnad från POP kommunicerar IMAP i båda riktningarna, vilket innebär att alla förändringar du gör från din e-postklient omedelbart och automatiskt synkroniseras med Gmails servar. POP kopierar endast e-posten, så när du loggar in på din Gmail via webbgränssnittet kommer meddelanden ligga olästa trots att du redan läst dem. IMAP är med andra ord i många avseenden överlägset POP.

För att aktivera IMAP går du in i inställningarna klickar på fliken ”vidarebefordran” och väljer att aktivera IMAP. Nästa steg är att konfigurera din e-postklient och för att konfiguera IMAP för Apple Mail rekommenderar jag följande guide. Själv har jag även genom iTunes synkroniserat mitt IMAP-konto med min iPod touch. Så länge jag har tillgång till ett trådlöst nätverk har jag således tillgång min e-post varän jag befinner mig. Och samtliga åtgärder jag gör på iPod:en återspeglas omedelbart på Gmails servrar. Oerhört smidigt.

Skicka från annat konto

Möjligheten att vidarebefordra din e-post är något som de flesta e-posttjänster erbjuder. Men Google har med Gmail tagit det ett steg längre. I Gmail kan du nämligen inte endast vidarebefodra din e-post till ett annat konto, utan även skicka e-post från ditt Gmail-konto som ser ut att de kommer från ett av dina andra konton. Själv har jag haft stor nytta av att dels ha samtliga e-post samlat på ett och samma ställe, dels kunna svara och hantera e-post för alla mina åtaganden på ett och samma ställe.

För att använda Gmail för att skicka e-post från dina andra e-postadresser går du in i inställningar, väljer konton och klickar sedan på ”lägg till ytterligare en e-postadress”. Du skriver in adressen och ett verifieringsmeddelande skickas. När du väl har verifierat att du är behörig användare av kontot du lade till kan du utan problem skicka från den e-postadressen genom att välja avsändare när skrivet ett nytt mail. Smidigt och tidsbesparande.

Säkrat och klart

Om du loggar in på Gmail via en oskyddad internetanslutning, exempelvis genom ett oskyddat trådlöst nätverk utsätter du ditt konto för en säkerhetsrisk. Gmail gör det möjligt att köra webbtjänsten med krypterad anslutning (HTTPS). HTTPS aktiverar du under inställningar genom att klicka i ”använd alltid https”. Den enda nackdelen är att Gmail kan upplevas som något långsammare, då all trafik till och från webbtjänsten måste krypteras.

Nedanför aktuellt lagringsutrymme har Google även lagt in en funktion för att se senaste kontoaktivetet. Klickar du för att se den senaste kontoaktivteten kan du se vilka IP-nummer som är anslutna till ditt konto. Har du loggat in på din Gmail på en publik dator men är osäker på om du loggade ut kan du klicka på att logga ut från alla andra sessioner än den som du för närvarande använder.

Om det är något tips du vill dela med dig, tveka inte att lämna en kommentar.